京財采購【2005】1006號

關于印發《北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法》的通知

市屬各有關單位、各區縣財政局、北京市政府采購中心及采購代理機構：

為加強北京市政府采購項目檔案的管理，保證政府采購項目檔案的完整和規范，根據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》，我們制定了《北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法》，現印發給你們，請認真遵照執行。執行中遇有問題，請及時函告北京市政府采購辦公室。

附件：《北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法》

北京市財政局

二○○五年六月二十八日

附件： 

北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法

第一條　為加強政府采購項目檔案的管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合北京市實際情況，制定本辦法。

第二條　本辦法適用北京市政府采購項目檔案管理。

第三條　各級政府采購監督管理部門負責同級政府采購項目檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條　政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄。政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構在管理、組織實施政府采購項目活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購項目檔案管理，保證檔案資料的真實性、完整性。

第五條　政府采購項目檔案是指政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構在政府采購活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質、磁盤、光盤等不同媒質載體的記錄。

政府采購項目檔案包括的內容執行《中華人民共和國政府采購法》第四十二條的有關規定。

第六條　政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構要依法做好政府采購項目檔案管理工作，加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失。

第七條　政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構應根據具體采購方式，參照《政府采購項目檔案目錄》（附件），分別建立政府采購項目檔案。

政府采購項目檔案文件、資料應采用標準A4紙記錄和打印。工程項目的設計圖紙可根據具體情況確定。

第八條　政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構在政府采購項目合同簽訂、交付驗收完成后，分別按歸檔內容要求負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。

政府采購項目檔案按照年度項目編號順序進行組卷。卷內檔案材料按照政府采購工作流程，參照《政府采購項目檔案目錄》的順序排列。

第九條　政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構應指定專人負責政府采購項目檔案的管理，并建立健全政府采購項目檔案查閱、復制及借閱制度。

第十條　未中標供應商的投標文件作為資料由采購代理機構從采購結束之日起保存二年。

政府采購項目檔案從采購結束之日起至少保存十五年。保管期滿的政府采購項目檔案，可按檔案管理的有關規定銷毀。

第十一條　政府采購項目檔案管理人員變更，應按規定辦理檔案移交手續。

第十二條　采購人或采購代理機構因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的政府采購項目檔案，應當按檔案管理的有關規定移交相關部門。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

第十三條　采購人和采購代理機構應積極配合政府采購監督管理部門及有關部門對其政府采購檔案的檢查。

第十四條　違反上述規定的，依據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定處理。

第十五條　本辦法由北京市財政局負責解釋。

第十六條　本辦法自發布之日起施行。