Ⅳ。采購流程

以下概要描述了典型采購流程的主要步驟。針對采購流程的中的一些要求，F(xiàn)AR和政府機構(gòu)采購規(guī)則中很多部分都作了詳細(xì)解釋。

A.制定計劃

所有負(fù)責(zé)采購的政府機構(gòu)人員都應(yīng)該協(xié)同合作，制定一個能夠滿足采購需求的計劃，同時也要符合所有相關(guān)法律條文和政策規(guī)定。這通常涉及到締約人員、規(guī)劃人員、會計人員和法律人員，必要時還涉及到相關(guān)專業(yè)（如小企業(yè)和財產(chǎn)管理）的專家。

制定計劃通常包括市場調(diào)研，以便得知當(dāng)前的競爭程度并估算出采購價格。

對于要求高的重要采購，通常需要制定更為詳細(xì)的計劃。

在采購商品的需要服務(wù)之前，留有充足的時間制定計劃是非常重要的，這樣才能避免做出倉促和低效的決定。

B.招標(biāo)

制定完計劃之后，政府機構(gòu)應(yīng)撰寫并發(fā)布一份招標(biāo)書，該公告應(yīng)具體描述關(guān)于投標(biāo)的技術(shù)要求、標(biāo)書的提交、評標(biāo)方法以及相關(guān)合同條款。

招標(biāo)時要給投標(biāo)人留出足夠的時間來準(zhǔn)備他們的競標(biāo)計劃書。在這段時間內(nèi)，政府機構(gòu)通常會與有希望的投標(biāo)人會面，以便進(jìn)一步解釋標(biāo)書的內(nèi)容并解答相關(guān)問題。政府機構(gòu)將根據(jù)公眾意見不斷修改標(biāo)書。

C.評估

收到競標(biāo)方案以后，政府機構(gòu)進(jìn)行評估并選出中標(biāo)人。評估通常包括下列兩種方法之一：以最低價格為原則，或以最佳價值為原則，同時包括在價格和最佳效果之間的權(quán)衡。

雖然對最佳價值的評估是主觀的，但它是基于標(biāo)書中陳述的相關(guān)評估標(biāo)準(zhǔn)的條文之上的。評估小組負(fù)責(zé)整個評估過程，這樣可以得出最準(zhǔn)確的判斷，同時也避免了個人意見操縱全局。

對于那些最具競爭力的投標(biāo)者，政府機構(gòu)人員將與之進(jìn)行談判協(xié)商，以便讓他們對自己的方案進(jìn)行修改進(jìn)而提交最低的也是最終的報價。

有關(guān)評估和選標(biāo)的決定過程將記錄在案，從而促進(jìn)公平競爭并提高透明度。

D.決標(biāo)

選定承包商以后，中標(biāo)結(jié)果將公之于眾，落標(biāo)者也會接到通知。

落標(biāo)者有機會查清其落選原因，可以對中標(biāo)結(jié)果提出抗議。

E.管理

合同授予后，必須對合同加以管理，以確保承包商能夠提供符合政府機構(gòu)要求的產(chǎn)品或服務(wù)。

合同的管理涉及到多種工作。其中包括：監(jiān)督承包兩的工作是否符合一切具體要求；審計承包商的發(fā)票以確定其成本和支出是否合理；檢查小企業(yè)分包合同的計劃是否制定充分。

一般情況下，政府機構(gòu)在收到并接受了所購商品和服務(wù)之后才會問承包商付款。

有時，政府機構(gòu)在簽發(fā)合同之后會對采購要求進(jìn)行修改。通常，承包商也有權(quán)對價格進(jìn)行調(diào)整。

如果承包商的工作不令人滿意，或是政府機構(gòu)取消了采購計劃，政府機構(gòu)可以終止合同。

Ⅴ。當(dāng)前問題

無論何時，聯(lián)邦政府的采購工作都會面臨許多超出一般合同簽訂行為之外的新提議和新挑戰(zhàn)。一個經(jīng)常出現(xiàn)的問題就是，由于有關(guān)采購的法律和政策浩如煙海，有時候一些條文會相互沖突。下面是一些最近出現(xiàn)的問題。

A.采購隊伍

由于預(yù)算減少和資金的再分配，采購人員在過去十年中減少了大約三分之一。但是，簽約量和新出臺的法律、政策和行政管理要求卻增加了。這對于現(xiàn)在工作人員高效完成工作的能力是一個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，經(jīng)常將合同合并以減少工作量。但是，大型合同往往難以高效管理，因而小企業(yè)的參與就成了問題。

原有的采購人員正在向老齡化發(fā)展，大部分人員都將在未來十年內(nèi)退休。這將導(dǎo)致政府機構(gòu)內(nèi)部相關(guān)經(jīng)驗和行業(yè)知識的流失。政府很難與私企業(yè)雇主爭奪新雇員，而且政府機構(gòu)也沒有足夠的培訓(xùn)預(yù)算來培訓(xùn)新雇員。因此，政府機構(gòu)也許會在保證有效合同的簽訂上力不從心，也未必能保證合同的管理是符合政府利益的。

B.有競爭性的外包

許多政府工作都會涉及到一些具有商業(yè)性質(zhì)的活動（例如，財政、辦公樓維護(hù)等）。針對這種管理的一個主要動議就是，讓那些具有商業(yè)性質(zhì)的政府活動與私營業(yè)進(jìn)行競爭，以確保納稅人獲得最佳價值。如果事實證明私營業(yè)能夠以更低廉的價格完成工作，這項工作就可以外包出去。研究表明，無論合同授予何方，為了得到工作而引起的競爭可以降低價格。這一動議給那些聯(lián)邦政府的長期雇員帶來了憂慮，他們擔(dān)心有一天會丟掉工作。

C.合同的合并

申于預(yù)算減少和人員裁減，同時立法也鼓勵合同合并，政府機構(gòu)正逐漸增加合同合并的數(shù)量。

1.政府范圍內(nèi)的合同

聯(lián)邦政府范圍內(nèi)的合同是指那些由一個政府機構(gòu)授予、可由其他部門完成的合同，例如"供應(yīng)計劃"合同和政府內(nèi)信息技術(shù)合同。簽發(fā)合同的部門會公布一個預(yù)先規(guī)定好價格和相關(guān)條款的框架合同，其他部門則可以通過提供資金或者交納管理費參與到合同中來。這種合同的優(yōu)點是可以較快獲得物品或服務(wù)，但是這樣的訂單通常缺少競爭性，小企業(yè)也常常被忽視，整個工作得不到明確的定義和充分的管理。

2.捆綁合同

政府機構(gòu)通常把具有相同采購要求的合同合并處理，從而減輕合同管理的負(fù)擔(dān)。但有時候，捆綁的合同將小企業(yè)排除在外，或者合同變得太大，難以進(jìn)行有效的管理。

D.采購信息

制定政策的官員需要掌握準(zhǔn)確及時的采購信息，以便對那些依賴于合同的項目做出明智的決策。

1.聯(lián)邦政府采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)（FPDS）

FPP負(fù)責(zé)收集、制定和發(fā)布采購數(shù)據(jù)。這是通過指揮另一個負(fù)責(zé)管理FPDS的部門？？

總務(wù)管理局來完成的。FPDS用于處理合同費用的模式以及社會經(jīng)濟(jì)方面的事宜。

人們認(rèn)為FPDS速度緩慢、不精確，并且范圍狹窄，不能有效地在政府決策中發(fā)揮積極作用。該系統(tǒng)目前正在重新設(shè)計，以便其能更好地充當(dāng)一種評定采購程序有效性的管理工具，更為精確地衡量采購的成功質(zhì)量，以及改進(jìn)決策。

2.業(yè)績衡量

聯(lián)邦政府缺少一個業(yè)績衡量系統(tǒng)來評判聯(lián)邦政府范圍內(nèi)以及政府機構(gòu)簽訂關(guān)鍵合同的業(yè)績。一個政府內(nèi)的部門聯(lián)合委員會目前正在開發(fā)這樣一個程序。